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【好文分享】菜鸟主管必学五招

2015-09-02 15:27:08 郑绍成 中国文化大学国际贸易学系暨研究所副教授 点击数:

很多年轻人刚踏入企业工作时,一定怀抱每月加薪的美梦。要加薪的条件之一,当然是工作绩效卓越或是职位获得升迁,尤其擢升为主管后,不仅薪资会大幅上调,在企业的发展性和速度,也将和只是第一线的基层人员大大不同。

当从基层人员晋升为主管后,新官上任三把火,有的菜鸟主管一朝权在手,便把令来行,不管三七二十一,就要全部的部属听其命令,要有不同的作风和产出。但是,身为主管,不仅是管理者也是领导者,建立良好正确的管理态度,方能让部属信服,也才能顺利领导部属完成任务。
 
菜鸟主管必学或必知的五招管理观念为以下:
 
1.目标、授权说清楚
 
管理的基本定义是:getting things done through people.也就是说经由人来完成工作。当上班族是一个基层人员时,基本上只要遵照上级的主管命令做事,管好自己工作即可;而当身分改变成为管理者时,就不能还是各人自扫门前雪,莫管他人瓦上霜的心态工作。管理者要能够把组织目标思考明确,并且精细规画分派给所属同仁。

打印机出租一个听命行事的基层人员和成为主管后的最基本差异在于,担任主管之后,首先要有目标订定的基本管理概念,如果说是幕僚部门,不会像业务部门有量化的业绩目标,因而,要做到哪些目标或事项,就是菜鸟主管第一个要思考清楚的首要工作任务。

其次,目标的达成绝对不是只有靠自己,而是要由所有属下来共同达成。因而,主管必须要学会分工,将目标分派到每个部属身上,由每个部属来完成部门的总目标。目标分派的相对观念是要有适度授权,这是一种权责相称的观念,部属要完成任务,必须给与适当权力。否则,有责无权那是很难达成任务的。
 
2.充份了解部属同仁

担任主管时,第二个必须建立的基本观念,就是要能了解部属。部属的基本家庭状况、学经历背景、能力、个性等,可以透过企业提供的人事数据、人力资源部门主管告知、相关同仁的旁敲侧击,充分了解每一个部属,才能知人善任。

其次,现在企业的新鲜人,尤其是80后的同仁已经和以前前辈观念有差,90后的同仁未来也将成为企业新鲜人力主流。年轻人的观念和四、五年级的主管会有很大的不同。例如:年轻人会认为生活品质比加班重要,周休二日是他们的重要权利也是必要权利。四年级的主管以前年轻时可以为了工作,不管是否是假日,一切以任务导向、企业至上。80后的同仁则是要以休假为重,不再是主管要加班就加班。因而,主管要部属加班,必须知道年轻人的价值观,如果相差五到十岁应该代沟还不太严重,但若世代差距大时,一定要注意不同世代的不同价值观和工作观念。

 
3.监督进度不参与

主管了解目标和部属后,就是要将每个人的工作目标正式宣告,并且定期或不定期与部属检讨进度。有的管理哲学,强调只看结果,不重过程;也有的管理哲学则是重视过程,目标达成自然水到渠成,无须过于重视。两种管理哲学各有适用对象,也各有利弊。

结果论之管理,适合部属有强烈责任感,能够自我管控进度,而且过往的工作表现,都是能够准时达成进度者;过程论之管理,则应该是现代年轻人普遍之现象,对于目标的最后达成期限较为模糊,凡事需要上级的鞭策较多。

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菜鸟主管需要监督部属进度,但不能过度参与或跳下来执行部属任务。因为,主管若是强势干预,会引起部属的不满和同仁关系紧张。在任务方面,部属心想:既然主管有意见,也想来做这份工作,那不如就交给主管就好!在部属信任度方面,则会因为主管的参与,认为主管并未信任自己,就此与主管貌合神离。而在同事相处方面,其他同仁会看到主管强势参与某人工作,心生猜测:主管应该对此人不满、此人可能是主管的眼中钉了!要跟此人保持距离,以免被认为是此人的死党,无端受到牵连。

所以,菜鸟主管可以保持适度关心,但是,真的不要做过度的干预和参与,以免引起一连串的人事负面效应。
 
4.锦囊妙计放胸口

主管因为任务的进度不是操之在己,刚担任主管时,一定会有不安全感。此种主管内心的不安全感,一则来自所辖部属,工作之进行和达成,都非自己所能充分掌控,只能透过定期检讨进度得知;二则担任主管须承担部门成败,所有的任务最后负责人在主管身上,而非个别部属;三则主管通常是三明治角色,夹在更高层主管和部属之间,承上启下,实非易事。

因此,菜鸟主管刚上任时,凡事安排下去,不能只有依赖定期监控进度。为了确保目标最后能够即时和适质达成,万一不能达成的考量,主管必须先有锦囊妙计。换言之,任何交代的任务,绝对不是在完成期限才来紧张和一团混乱。

任务的检讨,必须要有前置期观念。也就是说要预留不能如期达成,可以靠加班达成的赶工时间。例如:某任务需要60天完成,在30天检讨进度,仅有30%执行进度时,那是否有支援人力可以进行协助?这是主管必须预先思考的。先有万一不能达成的后备方案,才能确保任务能够如期达成。
 
5.积极负责不推诿

菜鸟主管最后一个管理观念就是不能因为任务已经交办,所以,当任务不能达成,就推诿卸责,全部要由部属来负责。有功无赏、弄破要赔,这是最容易让部属反感的管理者态度。

主管在任务交办时,可以扮演协助者的角色,关心而不参与、了解而不干预,让部属充分发挥所长;而在任务未能顺利完成时,主管则要担任家长角色,一肩扛起所有成败之责。主管千万不能在上级纠正时,把所有责任都推给承办人员,而担任主管的自己,完全不用承担责任,事不关己。

俗话说:「养子不教父之过」,菜鸟主管刚为人父,也是要学会当部属有事时,就是自己要来负担管理不善、督导欠佳之责。就像一位带兵的将军,要选择大喊:跟我来,带领大军不畏枪林弹雨往前冲;或是就躲在构筑扎实的安全堡垒里,透过通讯器材,对前方大军下达命令:「往前冲。」这两种领导方式会让所属士气大为不同,成就的绩效当然也会大有差异。

管理是科学,也是艺术。领导说来简单,要执行彻底却有相当难处!一个新主管可能有相当学历,也有不少工作经验,但掌握本文的五招法则,相信一定能够胜任新主管一职,得意职场,祝愿大家成功!

 


 

 

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